Řešení pro efektivní zápisy činností

Elegantní plocha pro zápisy činností.
Rychle a jednoduše zapište záznam z jednání, zápis porady, založte nový obchodní případ.
Plocha je doplněna o souhrnný pohled na stav rozpracovanosti obchodních případů.

 

Doporučený postup zadání nové aktivity

  1. V horní části prostředního panelu klikněte na nadpis Aktivity
  2. V levém panelu vyberte zaškrtnutím vizitku osoby, se kterou jste jednali
  3. Vyplňte název aktivity. Například Jednání o požadavcích klienta
  4. Stručně popište téma jednání
  5. Uložte aktivitu kliknutím na symbol ✓ v pravé části pod popisem bodu

Poznámka:
pole pro zadání nové aktivity jsou zobrazena v případě, že na prostředním panelu aktivit není zaškrtnuta žádná aktivita.
Pokud je některá aktivita vybrána (zaškrtnuta), je místo těchto polí zobrazen seznam bodů vybrané aktivity.

Doporučený postup zadání nového obchodního případu

Takto zadaný obchodní případ bude uložen ve fázi „Založen“

Pohodlně z jednoho místa

Air plocha nabízí praktický pohled na aktivity, obchodní případy a úkoly.

 

Plocha je členěná do tří panelů
První panel obsahuje seznam vizitek společností, spolupracovníků a kontaktních osob Druhý panel obsahuje seznam činností Třetí panel obsahuje v závislosti na nastavení finanční objemy obchodních případů (OP) členěné podle fází OP, seznam bodů činností, nebo pole pro rychlé zadávání nové aktivity

 

Zobrazte si to, co je důležité

V prostředním panelu máte k dispozici čtyři záložky. Jednoduchým kliknutím na příslušný text získáte přehled

  • Aktivit,
  • Obchodních případů,
  • Úkolů,
  • nebo všech činností současně.

Soustřeďte se na činnosti, které se vás týkají

V horní části panelu činností je umístěna nabídka pro zapnutí filtru podle přihlášeného uživatele.

Tento filtr reaguje na zadání přímo odpovědné osoby (PZO) u činností. U každé činnosti je možné zadat právě jednu PZO.
V nabídce seznamu jsou uvedeni uživatelé, kteří se vyskytují v pozici PZO na některé ze zobrazovaných činností.

Je možné vybrat podmínku

  • Mě: budou zobrazeny činnosti, kde je Přímo odpovědná osoba (PZO) přihlášený uživatel
  • Komukoli: budou zobrazeny činnosti bez ohledu na zadanou PZO
  • Jiný uživatel z nabídky: budou zobrazeny činnosti, kde je PZO vybraný uživatel.

Včera, dnes a zítra

Jednoduchým zadáním dvou dat získáte přehled o činnostech pro požadované období.

Budou zobrazeny činnosti, které patří datumově do zadaného intervalu. Jsou porovnávány tyto údaje:

  • Datum začátku a konce aktivity
  • Datum začátku a konce obchodního případu
  • Datum bodů a datum připomenutí bodů
  • Datum zahájení, termín ukončení a datum kontroly úkolu

Nové snadno a rychle

  • V horní části každého panelu je možné kliknutím na symbol ⊕ založit nový záznam.
    • kliknutím na symbol ⊕ v panelu Vizitky je zobrazen formulář k zadání nové vizitky
    • v panelu činností je symbol ⊕ zobrazen v případě, že je vybrána záložka Aktivity, Obchodní případy, nebo Úkoly. Pro odpovídající druh činnosti je zobrazen formulář k zadání nového záznamu.
      • Po uložení nové aktivity je automaticky přidán bod aktivity
      • Po uložení obchodního případu je automaticky přidán bod OP s fází „OP založen“.
    • Pokud je vybrána záložka Aktivity a není vybrána žádná aktivita, jsou na levém panelu zobrazena pole pro rychlé zadání nové aktivity bez nutnosti otvírat celý formulář nové aktivity. Stačí zadat
      • Název nové aktivity
      • Název bodu nové aktivity
      • Popis bodu nové aktivity (nepovinný údaj)

a kliknutím na symbol ✓ uložit novou aktivitu.

Činnosti pro konkrétního klienta

V levém panelu jsou zobrazeny všechny vizitky

Vizitky jsou seřazeny podle společnosti, příjmení a jména.
U každé vizitky je zobrazena informace o počtu aktivit, obchodních případů, úkolů a komentářů.

K dispozici máte dva způsoby, jak filtrovat seznam vizitek a následně seznam činností. Pokud začnete psát text do pole v horní části panelu (nad seznamem vizitek), bude ihned seznam vizitek filtrován podle zadaného textu a současně bude filtrován i seznam činností.

Budou zobrazeny vizitky, kde zadaný text odpovídá

  • společnosti
  • příjmení
  • jménu nebo
  • štítku vizitky.

Tento způsob filtrace je možné kombinovat se zaškrtnutím jedné, nebo více vizitek. Pro vybrané vizitky budou zobrazeny činnosti, kde vizitka je připojena v jakékoli pozici.

Jednoduše hlavní čísla

V případě, že na prostředním panelu vyberete záložku „Všechno“, bude na levém panelu zobrazen aktuální stav obchodní pipeline, členěný podle fází obchodních případů.

Hodnoty jsou sčítány z jednotlivých obchodních případů v závislosti na nastavených parametrech. Jsou tedy respektovány filtry na vybrané vizitky, činnosti a zadané období. Pipeline je hodnota podle fáze obchodního případu:

Loss (0 %)

Obchodní případ založen (0 %)

Příprava nabídky (20 %)

Odeslaná nabídka (40 %)

Jednání o nabídce (60 %)

Smlouva k podpisu (80 %)

Win (100 %)

Komentáře k vizitkám

Ke každé vizitce je možné přidat libovolný počet komentářů. Každý komentář může být nastaven tak, aby byl viditelný pro

  • všechny uživatele
    V tomto případě je třeba ke komentáři zaškrtnout pole „Veřejný“ a zrušit seznam sdílení
  • vybrané uživatele
    V tomto případě je třeba odškrtnout pole „Veřejný“ a do seznamu sdílení přidat uživatele, kteří mohou s komentářem pracovat

Ve výchozím nastavení nového komentáře jsou parametry sdílení
a veřejnosti kopírovány z aktuálního komentáře (z aktuálního řádku přehledu komentářů). Pokud se jedná o první komentář vizitky, je komentář nastaven jako neveřejný a přístupný pouze pro autora.

Komentáře jsou zadávány z formuláře vizitek kliknutím na akci Komentáře.

Pro lepší představu o uspořádání činností

Jednotlivé aktivity a obchodní případy tvoří hlavičku konkrétní činnosti. V hlavičce činnosti je možné kromě dalších údajů zadávat název, popis, předpokládaný finanční objem a vztah k vizitkám:

  • klient: jedna vizitka
  • přímo odpovědná osoba (PZO): jedna vizitka
  • účastník: libovolný počet vizitek

Pokud je na panelu vizitek vybrána vizitka, je při nové činnosti tato vizitka připojena v pozici klient, případně účastník.

Ke každé činnosti je možné zadávat libovolný počet bodů. Každý z bodů má vlastní název, popis, datum, požadovaný datum připomenutí a fázi obchodního případu. U běžné aktivity (zápis z jednání, porady etc) není fáze obchodního případu zadána. Jednoduchým zadáním fáze OP bude aktivita převedena na obchodní případ a naopak. Pokud u žádného z bodů nebude uvedena fáze OP, bude se jednat o běžnou aktivitu.

Technologické minimum

  • Z pohledu klienta (prohlížeče) standardní JavaScriptový framework Sencha Ext JS.
    Jsou podporovány obvyklé prohlížeče (Edge, Chrome, Firefox, Safari…).

    • Upozornění: přestože Amazila jako celek podporuje i starší Internet Explorer, v nové Air ploše již tento starší prohlížeč není podporován a je nutné použít nový prohlížeč Microsoft Edge
  • Z pohledu serveru
    • Webový a aplikační server = Apache
    • Aplikace běží jako Apache modul vyvíjený v prostředí UniGui
    • Databáze = My SQL
  • Komunikace Klient x Server = Ajax. Aplikace se chová jako tzv. Single-Page App.
    Nikdy neprobíhá refresh celé stránky, ale vždy se mění jen malá část stránky.

Tip na závěr

  • Užitečnou vlastností je možnost zadávat ke každému bodu činnosti termín připomenutí. V určený datum Amazila odešle na adresu PZO zadanou v hlavičce činnosti (aktivity, nebo obchodního případu).
    Pokud zadáte parametr „Posunout připomenutí“, bude Amazila opakovat upozornění za zadaný počet dnů.
    Tento princip je také používán pro opakované a dlouhodobé termíny servisních činností. Stačí nastavit termín připomenutí (např. za rok) a Amazila vám ve vhodný čas připomene, co je třeba vykonat.Jednoduchý příklad:
    Nastavíte Datum připomenutí na 1.ledna a Posunout připomenutí na hodnotu 1.
    Od 1.ledna bude každý den odesláno upozornění na adresu PZO. Po vyřešení požadavku můžete

    • Zrušit Datum připomenutí, nebo zrušit hodnotu Posunout připomenutí.
      Připomínka již nadále nebude odesílána.
    • Nastavit Datum připomenutí (například) na 1.února.
      Připomínka bude odesílána až od 1.února dále.